Przepływy pieniężne

Przepływy pieniężne (ang. cash flow) to narzędzie, które pozwala Ci śledzić i prognozować ruch pieniędzy w projekcie. Dzięki niemu zobaczysz, kiedy spodziewać się wpływów ze sprzedaży i kiedy przypadają terminy płatności za koszty — zarówno te już zafakturowane, jak i te dopiero planowane na podstawie budżetu.

System łączy dane z trzech źródeł: budżetu projektu, wystawionych faktur i dokonanych płatności, aby dać Ci pełny obraz finansów projektu — od pierwotnych założeń po rzeczywiste rozliczenia.

Jakie dane zobaczysz w przepływach?

Przepływy pieniężne składają się z kilku kategorii, które razem tworzą kompletny obraz finansowy projektu:

Kategoria	Co oznacza
Koszty budżetowe	Planowane koszty wynikające z budżetu projektu
Sprzedaż budżetowa	Planowane przychody wynikające z kontraktów
Koszty opłacone	Koszty, za które już zapłacono
Koszty nieopłacone	Koszty zafakturowane, ale jeszcze nieopłacone
Sprzedaż opłacona	Przychody, które już wpłynęły
Sprzedaż nieopłacona	Przychody zafakturowane, ale jeszcze nieotrzymane
Koszty planowane	Prognoza przyszłych kosztów łącząca budżet z rzeczywistymi fakturami

Koszty budżetowe

Koszty budżetowe to Twoje pierwotne założenia finansowe dotyczące projektu. System oblicza je na podstawie pozycji w budżecie projektu.

Jak to działa:

Każda pozycja budżetowa ma opcjonalny czas trwania (daty od/do). Jeśli ich nie podasz, system przyjmie, że pozycja trwa przez cały czas trwania projektu.
Każda pozycja budżetowa ma opcjonalny termin płatności. Jeśli go nie podasz, system użyje domyślnego terminu płatności ustawionego dla przepływów pieniężnych.

Te dane pozwalają systemowi rozłożyć koszty w czasie i pokazać, kiedy spodziewać się wydatków.

Termin wystawienia faktury

Parametr „Koszty - termin wystawienia faktury" pozwala Ci określić, kiedy system zakłada wystawienie faktury za dany miesiąc. Masz do wyboru:

Ostatni dzień miesiąca — faktura wystawiana jest w ostatnim dniu miesiąca, którego dotyczy koszt.
5. dzień kolejnego miesiąca (domyślnie) — faktura wystawiana jest piątego dnia następnego miesiąca.

To ustawienie wpływa na obliczenie terminu płatności — system liczy go od daty wystawienia faktury. Na przykład, jeśli termin płatności wynosi 30 dni, a faktura jest wystawiona 5. dnia miesiąca, to płatność przypadnie na 5. dzień kolejnego miesiąca.

Kaucja

W projektach budowlanych często stosuje się kaucje (zatrzymania) — czyli potrącenie pewnego procentu z każdej faktury kosztowej jako zabezpieczenie na poczet ewentualnych usterek. Parametr „Koszty: kaucja (%)" pozwala Ci uwzględnić ten mechanizm w przepływach pieniężnych.

Jak to działa:

Dla każdej przewidywanej płatności kosztowej system potrąca podany procent kwoty netto jako kaucję.
Po zakończeniu wszystkich płatności za daną pozycję budżetową system planuje zwrot kaucji — 24 miesiące po terminie ostatniej płatności.

Na przykład, jeśli kaucja wynosi 3%, a budżetowy koszt za dany miesiąc to 10 000 zł netto, to system pokaże:

płatność 10 000 zł w terminie wynikającym z faktury,
potrącenie kaucji −300 zł w tym samym terminie,
zwrot kaucji +300 zł po upływie 24 miesięcy od ostatniej płatności.

Domyślna wartość kaucji to 3%. Jeśli ustawisz 0%, kaucja nie będzie naliczana.

Sprzedaż budżetowa

Sprzedaż budżetowa obliczana jest na podstawie kontraktów przypisanych do budżetu projektu.

Kontrakty w walutach obcych

Jeśli kontrakt jest w walucie obcej, system automatycznie przeliczy wszystkie wartości na PLN, korzystając z kursu wymiany walut podanego w kontrakcie.

Przy obliczeniach system bierze pod uwagę następujące parametry każdego kontraktu:

Wartość kontraktu (w PLN)
Czas trwania kontraktu
Termin płatności (opcjonalny)
Harmonogram płatności (opcjonalny)

Termin wystawienia faktury

Parametr „Sprzedaż - termin wystawienia faktury" działa analogicznie jak dla kosztów budżetowych — określa, kiedy system zakłada wystawienie faktury sprzedażowej za dany miesiąc:

Ostatni dzień miesiąca — faktura wystawiana jest w ostatnim dniu miesiąca.
5. dzień kolejnego miesiąca (domyślnie) — faktura wystawiana jest piątego dnia następnego miesiąca.

Termin płatności liczony jest od tej daty, co przesuwa moment spodziewanego wpływu pieniędzy.

Jak system rozdziela przychody w czasie?

System oblicza sprzedaż budżetową osobno dla każdego kontraktu:

Jeśli podałeś harmonogram płatności — system wykorzystuje go w pierwszej kolejności.
Jeśli harmonogram nie obejmuje pełnej kwoty (lub nie został podany) — pozostała wartość netto kontraktu jest rozdzielana równomiernie na cały czas trwania kontraktu. System przyjmuje płatność na koniec każdego miesiąca, a kwotę wylicza proporcjonalnie do liczby dni w danym miesiącu.

Kwoty gwarancji

W obu przypadkach system automatycznie uwzględnia kwoty zatrzymane tytułem gwarancji — potrąca je od kwoty netto każdej przewidywanej płatności. Zwrot gwarancji planowany jest na ostatni dzień okresu gwarancyjnego, przesunięty o domyślny termin płatności dla dokumentów sprzedażowych.

Koszty i sprzedaż na podstawie faktur

Poniższe kategorie bazują na rzeczywistych dokumentach (fakturach) zarejestrowanych w systemie — nie na założeniach budżetowych. System analizuje każdy dokument i klasyfikuje go w zależności od statusu płatności.

Jak system oblicza kwoty z faktur?

System sprawdza każdy dokument kosztowy lub sprzedażowy i określa, ile już zapłacono, a ile pozostaje do zapłaty. Sposób obliczenia zależy od formy płatności:

Płatność inna niż przelew (np. gotówka, karta) — system przyjmuje, że dokument został opłacony w całości w dniu wystawienia.
Przelew, ale bez polecenia zapłaty — cała kwota netto przypisana do projektu trafia do kategorii „do zapłaty" z datą płatności z faktury.
Przelew z poleceniami zapłaty — system oblicza, jaka część kwoty netto dokumentu przypada na dany projekt (ważne, gdy faktura jest podzielona między kilka projektów), a następnie proporcjonalnie rozdziela zapłaconą i niezapłaconą kwotę.
Przypadki szczególne — jeśli powyższe metody nie wystarczą, system oblicza proporcję między kwotą brutto a netto dokumentu i na jej podstawie szacuje kwotę netto płatności. Dotyczy to niewielkiej liczby dokumentów.

Ta sama logika obliczeń działa zarówno dla kosztów, jak i sprzedaży, w wariantach:

Opłacone — płatności już zrealizowane
Nieopłacone — kwoty zafakturowane, ale jeszcze oczekujące na płatność

Koszty planowane

Koszty planowane to prognoza przyszłych wydatków projektu. To najbardziej zaawansowana część przepływów pieniężnych, ponieważ łączy dwa źródła danych: informacje z już otrzymanych faktur oraz założenia z budżetu.

Jak to działa?

System wyznacza granicę czasową, po której przechodzi z danych rzeczywistych na szacunkowe:

Do tej granicy — koszty planowane odpowiadają kosztom nieopłaconym (bazują na rzeczywistych fakturach). Wszystkie niezapłacone koszty z przeszłości wyświetlane są jako należne na dzień obliczania.
Po tej granicy — koszty planowane są szacowane na podstawie budżetu projektu, z uwzględnieniem już dokonanych płatności i zarejestrowanych poleceń zapłaty.

Granica ta zależy od domyślnego terminu płatności — po jego upływie od dnia dzisiejszego system zakłada, że wszystkie koszty są już szacunkowe.

Dlaczego to ważne?

Koszty planowane pozwalają Ci spojrzeć w przyszłość i przewidzieć, jakie wydatki czekają projekt. Łącząc dane z faktur (pewne) z danymi z budżetu (szacunkowe), dostajesz realistyczną prognozę, która aktualizuje się w miarę napływania nowych dokumentów.