Proces synchronizacji

Proces synchronizacji to automatyczne pobieranie faktur z systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) do CPortal. Dzięki temu nie musisz ręcznie wprowadzać faktur - system robi to za Ciebie.

Jak to działa?

Synchronizacja przebiega w dwóch krokach:

1. Pobieranie listy faktur (metadane) - System najpierw pobiera z KSeF podstawowe informacje o fakturach: numery, daty, kwoty, kontrahentów. To pozwala szybko zobaczyć, jakie faktury są dostępne.

2. Pobieranie pełnych dokumentów - Następnie system pobiera pełne dokumenty XML każdej faktury. Te dokumenty zawierają wszystkie szczegóły faktury i mogą być wykorzystane do automatycznego utworzenia dokumentu kosztowego lub sprzedażowego w CPortal.

Częstotliwość synchronizacji

System automatycznie synchronizuje faktury co godzinę (60 minut).

Dlaczego nie częściej?

Krajowy System e-Faktur ma restrykcyjne limity liczby zapytań, które można wykonać w określonym czasie. Gdybyśmy synchronizowali faktury częściej, moglibyśmy przekroczyć te limity i zablokować dostęp do systemu KSeF. Synchronizacja co godzinę to optymalne rozwiązanie, które:

• Zapewnia regularną aktualizację danych
• Nie przekracza limitów KSeF
• Nie obciąża niepotrzebnie systemu

Automatyczna synchronizacja

Aby włączyć automatyczną synchronizację:

1. Zaloguj się do systemu kontem z uprawnieniami administratora.
2. Z głównego menu wybierz "Administracja", a następnie "Ustawienia".
3. Z menu ustawień wybierz pozycję "KSeF".
4. Upewnij się, że pole "Automatyczna synchronizacja z KSeF" jest zaznaczone.
5. Zapisz zmiany.

Po włączeniu tej opcji system będzie automatycznie pobierać faktury w tle co godzinę.

Ręczne wywołanie synchronizacji

Jeśli potrzebujesz zsynchronizować faktury natychmiast (np. gdy klient właśnie wystawił fakturę), możesz to zrobić ręcznie:

1. Z głównego menu wybierz moduł "Koszty" lub "Sprzedaż".
2. Przejdź do zakładki "KSeF".
3. Kliknij przycisk "Synchronizuj" (znajduje się nad tabelą z fakturami).
4. W oknie, które się otworzy, wybierz zakres dat:
5. Data od - od kiedy mają być pobrane faktury (domyślnie: 30 dni wstecz)
6. Data do - do kiedy mają być pobrane faktury (domyślnie: dzisiaj)
7. Kliknij przycisk "Synchronizuj".

System rozpocznie pobieranie faktur z wybranego okresu. Proces może potrwać kilka minut, w zależności od liczby faktur.

Uwaga: Pamiętaj o limitach KSeF - zbyt częste ręczne synchronizacje mogą spowodować przekroczenie limitów.

Status synchronizacji

Możesz sprawdzić status ostatniej synchronizacji:

1. Przejdź do modułu "Koszty" lub "Sprzedaż".
2. Wybierz zakładkę "KSeF".
3. Kliknij przycisk "Synchronizacja: OK" lub "Synchronizacja: BŁĄD" (znajduje się nad tabelą z fakturami).

W oknie zobaczysz:

• Data synchronizacji - kiedy ostatnio wykonano synchronizację
• Okres synchronizacji - z jakiego okresu pobrano faktury
• Status - czy synchronizacja zakończyła się sukcesem
• Komunikat błędu - jeśli wystąpił błąd, zobaczysz tutaj szczegóły