Każdy z użytkowników systemu ma możliwość dodania dokumentu kosztowego rozliczającego otrzymaną zaliczkę. Po dodaniu dokumentu będzie on automatycznie widoczny w module projektów oraz kosztów, wymagać będzie on jednak weryfikacji ze strony uprawnionej do tego osoby.
W celu dodania kosztu należy:
- Kliknąć na przycisk przedstawiający własne imię oraz nazwisko, znajdujący się w prawym górnym rogu systemu.
- Na nowo otwartej stronie wybrać sekcję „Zaliczki” z menu po lewej stronie.
- Nacisnąć przycisk „Dodaj koszt”.
- Wypełnić pola opisujące dokument kosztowy. W szczególności należy zwrócić uwagę na wpisanie odpowiednich sumarycznych wartości dla każdej z stawek VAT występujących na dokumencie.
- Opcjonalnie wgrać plik przedstawiający wprowadzany dokument.
- Opcjonalnie wybrać na konto jakiego projektu koszt powinien zostać rozliczony. Istnieje możliwość rozliczenia kosztów na więcej niż jeden projekt przy ograniczeniu, że sumaryczna wartość rozliczanych kosztów nie może przekroczyć wartości netto dokumentu.
- Nacisnąć przycisk „Zapisz”.
W razie wystąpienia pomyłki, wprowadzony koszt może zostać edytowany przez użytkownika do momentu jego zatwierdzenia z pozycji modułu kosztów.