Dodawanie wielu kontrahentów

Szczególnie na początku korzystania z systemu, w celu szybkiego zbudowania bazy, przydatną opcją jest dodawania wielu kontrahentów jednocześnie. Lista kontrahentów do dodania może być stworzona ręcznie lub wczytana z pliku CSV o określonym formacie.

W celu otwarcia folumarza dodawania wielu kontrahentów należy:

• otworzyć menu z lewej strony systemu;
• kliknąć w link Kontrahenci, w celu otwarcia tabeli wszystkich kontrahentów;
• kliknąć w przycisk Dodaj wiele znajdujący na nad tabelą.

Ręczne tworzenie list

W celu dodaniu kontrahentów do list należy:

• nacisnąć przycisk dodaj, który znajduje się pod ostatnim wierszem tabeli;
• wypełnić dane dotyczące kontrahenta, w szczególności pola nazwa oraz identyfikator;
• powyższe dwa kroki powtórzyć dla wszystkich kontrahentów do dodania;
• nacisnąć przycisk Zapisz znajdujący na w prawym dolnym rogu formularza.

Wczytywanie listy z pliku CSV

Podpowiedź

Tworzenie pliku CSV z wykorzystaniem programu Microsoft Excel opisane został w osobnym artykule (https://pomoc.cportal.pl/inne/tworzenie-pliku-csv/).

Opcja wczytania danych z pliku CSV zakłada, że struktura pliku odpowiada nagłówkom tabeli. Oznacza to, że plik powinien zawierać następujące kolumny:

1. Pełna nazwa – pole wymagane.
2. Skrócona nazwa
3. Typ identyfikatora – przyjmuje wartości: brak, nip, vies (vat ue), pole wymagane.
4. Identyfikator – pole wymagane gdy typ inny niż brak.
5. Miasto.
6. Kod pocztowy.
7. Ulica.
8. Numer domu.

Najprostszym sposobem na utworzenie pliku w odpowiednim formacie jest skorzystanie z opcji pobrania szablonu pliku CSV, a następnie wypełnienia go wymaganymi danymi.

Przykładowy wpis gotowy do zaimportowania może wyglądać następująco:

Mając przygotowany plik CSV w odpowiednim formacie należy:

• Nacisnąć przycisk Wczytaj z pliku CSV znajdujący się poniżej tabeli.
• W nowo otwartym oknie wybrać stworzony wcześniej plik.
• Opcjonalnie zmienić domyślne ustawienia importu.
• Nacisnąć przycisk Wczytaj w celu wczytania danych do tabeli.
• Sprawdzić poprawność wczytanych danych przeglądając tabelę.
• Nacisnąć przycisk Zapisz znajdujący się prawym dolnym rogu.

Uwagi

W celu zapewnienia wygodnej pracy z formularzem sugerujemy ograniczenie liczby wczytywanych jednorazowo kontrahentów do 500. Powyżej tej liczby wierszy może przestać działać płynnie a system odrzucić prośbę o dodanie tak dużej liczy kontrahentów.

Wychodząc z założenia, że lista wgrywanych kontrahentów może pochodzić z różnych źródeł system automatycznie pominie powielonych kontrahentów. Porównywanie ze sobą kontrahentów odbywa się z wykorzystaniem identyfikatorów. Ponieważ nie istnieje możliwość porównania kontrahentów bez określonych identyfikatorów, zostaną oni dodani zawsze.