Koszt to każdy wydatek poniesiony przez firmę. Są to m.in. faktury przelewowe i gotówkowe, faktury zaliczkowe, faktury proforma, inne wydatki takie jak opłaty skarbowe, kaucje.
Dodawanie nowego kosztu do systemu odbywa się z poziomu modułu Koszty. W celu otwarcie formularzu dodawania nowego kosztu należy:
- otworzyć menu znajdujące się z lewej strony aplikacji,
- kliknąć w pozycję Koszty (rozwinie się lista),
- kliknąć w pozycję Koszty,
- na nowo otwartej stronie nacisnąć przycisk Dodaj.
Formularz kosztu składa się z części na dane (lewa strona) oraz z części na załącznik (prawa strona).
Część z danymi przedstawia następujące pola.
- Numer dokumentu, pole wymagane.
- Typ dokumentu, pole wymagane, dostępne wartości to:
- faktura VAT (skrót: FV),
- faktura pro forma (skrót: FP),
- faktura zaliczkowa (skrót: FZ),
- inny koszt (skrót: Inny) – na przykład opłaty skarbowe, kaucje, czynsz i inne opłaty bez faktury,
- faktura korygująca (FK).
- Metoda płatności, pole wymagane, dostępne wartości to:
- przelew,
- gotówka.
- Kontrahent, pole wymagane. Istnieje możliwość wyboru kontrahenta z listy wpisując jego numer NIP lub nazwę. W przypadku braku kontrahenta w bazie należy go dodać klikając „Dodaj”.
- Data sprzedaży
- Data wystawienia
- Data wpływu, pole obliczane automatycznie na podstawie daty wystawienia. Istnieje możliwość ręcznej modyfikacji jego wartości.
- Okres księgowy, pole obliczane automatycznie na podstawie daty wpływu. Istnieje możliwość ręcznej modyfikacji jego wartości. Przedstawia on miesiąc, w którym powinien zostać ujęty koszt.
- Termin płatności
- Data płatności, zostanie przeliczona zgodnie ze wzorem: data wystawienia + wybranym terminem płatności.
- Stawka vat, pole wymagane, określa stawkę vat, która powinna zostać zastosowana dla dokumentu. Istnieje możliwość określenia kilku różnych stawe VAT dla pojedynczego dokumentu.
- Netto, pole wymagane, wartość netto objęta daną stawką VAT.
- Vat, pole wymagane, obliczane automatycznie na podstawie stawki VAT oraz wartości netto.
- Brutto, wartość obliczana automatycznie na podstawie kwoty netto oraz kwoty VAT.
- Waluta, system umożliwia dodanie kosztu w walucie PLN, EUR, USD, TZS. Wybranie innej niż PLN aktywuje pole „Kurs”. Pozycje na fakturze zostaną przeliczone zgodnie z wpisanym kursem.
- Kurs, jest to kurs wymiany pomiędzy walutą kosztu a walutą systemową. W przypadku, gdy koszt zdefiniowany jest w walucie systemowej, kurs ten jest ustawiany na 1,0000.
- Tagi, opcjonalna lista tagów przypisanych do kosztu.
- Konta bankowe, konto bankowe wskazane na dokumentcie. Numer konta powinien być podany z prefiksem określającym państwo np. PL02 1050 … (format IBAN). Gdy prefiks nie jest podany, system zakłada, że chodzi o polski numer konta. Podczas wpisywania numeru konta wyświetlona zostanie podpowiedź, jeśli numer konta dla danego kontrahenta był już wcześniej zdefiniowany.
- Zweryfikowany, w przypadku kosztów dodanych przez pracowników firmy w ramach rozliczanych zaliczek pole to jest odznaczone. Pozwala to na sprawdzenie poprawności kosztu wprowadzonego przez pracownika nie mającego pełnego dostępu do modułu kosztów. W momencie dodawania kosztu z poziomu modułu Kosztów, pole to zawsze jest zaznaczone (koszt zweryfikowany).
- Komentarz, opcjonalny komentarz do kosztu.
- Korygowany dokument, pole opcjonalne, przechowuje informację na temat dokumentu, do którego odnosi się korekta. Wypełniane jedynie dla korekt dokumentów księgowych (np. korekt faktur VAT). W polu Korygowany dokument należy wpisać numer dokumentu, który koryguje faktura korygującą. W przypadku, gdy jest to kilka dokumentów należy oddzielić je przecinkiem.