Moduł absencji służy do śledzenia oraz zarządzania absencjami osób. Absencja rozumiana jest jako odnotowana nieobecność w pracy, może być nią zarówno urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe jak i nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.
W systemie wyróżniamy następujące typy absencji:
- Chorobowe L4
- Dni wolne zleceniobiorcy
- Inny
- Nieobecność nieusprawiedliwiona
- Oddanie krwi
- Urlop bezpłatny
- Urlop okolicznościowy
- Urlop wypoczynkowy
Dwa z powyższych typów uznawane są jako urlop bezpłatny
- Nieobecność nieusprawiedliwiona
- Urlop bezpłatny
Oprócz typu każda z absencji ma określony czas trwania oraz opcjonalny opis.
Absencja a wiosek o nieobecność
Słowa absencja oraz wniosek o nieobecność (najczęściej wniosek urlopowy) z punktu widzenia systemu są tożsame. Gdy użytkownik dodaje absencję do systemu jest ona niezaakceptowana. Jest to równoznaczne z złożeniem wniosku o nieobecność, który nie został jeszcze zatwierdzony przez użytkownika.
W momencie gdy absencja zostaje zatwierdzona przez przełożonego staje się ona widoczna dla innych użytkowników oraz modułów systemu. Moment akceptacji absencji można porównać do zatwierdzenia wniosku urlopowego.
Miejsca występowania
Funkcjonalności udostępniane przez moduł absencji znajdują się w następujących miejscach:
- Widget wnioski urlopowe, znajdujacy się na stronie domowej systemu.
- Widget nieobecne osoby, znajdujacy się na stronie domowej systemu.
- Tabela absencji osoby, znajdująca się na stronie detali osoby.
- Tabela wszystkich absencji, znajdująca się bezpośrednio w module absencji
- Tabela procesu akceptacji absencji, znajdująca się bezpośrednio w module absencji
- Tabela z podsumowaniem absencji, znajdująca się bezpośrednio w module absencji.
Uprawnienia
Moduł udostępnia szereg funkcjonalności, których dostępność zależny od uprawnień użytkownika. Z punktu widzenia modułu użytkownicy dzieleni są na dwie kategorie:
- zwyczajny użytkownik,
- administrator modułu.
Zwyczajny użytkownik systemu może podejrzeć swoje absencje z poziomu profilu osoby, otwieranego przez kliknięcie na link przedstawiający własne imię i nazwisko, znajdujące w prawym górnym rogu ekranu, a następnie przejście w sekcję „Absencje”.
Administrator modułu absencji, oprócz możliwości przeglądania oraz modyfikacji absencji dla dowolnej osoby, ma również dostęp do konfiguracji procesu akceptacji absencji oraz do zbiorczych statystyk na temat wykorzystania statystyk w danym roku kalendarzowym. Aby użytkownik był traktowany jako administrator modułu musi posiada jedno z następujacych uprawnień:
- Absencje – odczyt
- Absencje – zapis