Jednym z standardowych wyzwań stojących przed firmą budowlaną jest reagowanie na informacje o usterkach zaistniałych na obiektach. Usterka nie zawsze oznacza błąd wykonawcy, może ona wynikać z przyczyn losowych lub działań podwykonawców.
Moduł śledzenia usterek pozwala w prosty sposób ewidencjonować informacje o otrzymanych usterkach, określać ich priorytety, wyznaczać osoby odpowiedzialne za ich naprawę oraz śledzić moment naprawy usterki.
Przykładowy proces obsługi zgłoszenia usterki przewidziany w systemie wygląda następująco.
- W ramach zawartej z kontrahentem umowy zgłoszona zostaje nam usterka do naprawy.
- Zasadność usterki jest analizowana a następnie ustawiany jest dla niej priorytet.
- W przypadku, gdy za naprawę usterki odpowiedzialny jest podwykonawca zostaje on poinformowany o usterce.
- W momencie naprawy usterki przez podwykonawcę tworzony jest protokół naprawy usterki, który następnie przesyłany jest do kontrahenta.
W związku z powyższym procesem pojedyncza usterka określona jest przez następujące informacje:
- Nazwa – skrócona nazwa do prezentacji w tabeli.
- Opis – dłuższy opis usterki.
- Priorytet – jak ważna jest naprawa, przyjmowane wartości to niski, normalny, wysoki i krytyczny.
- Kontrahent – podmiot, w ramach umowy z którym naprawiona zostanie usterka.
- Zgłaszający – podmiot, który faktycznie zgłosił usterkę.
- Data zgłoszenia
- Termin naprawy – termin do którego usterka powinna być naprawiona.
- Numer zewnętrzny – numer zewnętrzny usterki w systemie zgłaszającego.
- Rodzaj usterki – czy jest to usterka własna, czy podwykonawcy.
- Podwykonawca – podmiot, który odpowiedzialny jest za naprawę usterki, w przypadku gdy nie jest to usterka własna.
- Data powiadomienia – data powiadomienia podwykonawcy o zaistniałej usterce.
- Data naprawy – faktyczna data naprawy usterki.
- Data wysłania protokołu – data wysłania do kontrahenta protokołu potwierdzającego naprawę usterki.