Każdy z ewidencjonowanych sprzętów określa dokładnie jeden produkt. W przeciwieństwie do ewidencji magazynowe, w której liczy się jedynie ilość danych towarów w magazynie, moduł sprzętów śledzi każdy wpis indywidualnie. Pozwala to na łatwe ustalenie gdzie dany sprzęt aktualnie się znajduje, jaka była jego historia, a nawet zaplanować jego użycie w przyszłości.
Każdy ze sprzętów określony jest przez dwa rodzaje pól:
- standardowe – wspólne dla każdego sprzętu;
- niestandardowe – zdefiniowane przez użytkownika dla konkretnej kategorii sprzętów.
Standardowe pola opisujące sprzęt to:
- Nazwa – nazwa sprzętu w systemie, pole wymagane, nie musi być unikalna.
- Identyfikator – nadany przez firmę numer identyfikacyjny sprzętu, pole opcjonalne, gdy ustawione musi być unikalne.
- Opis – szczegółowy opis sprzętu, pole opcjonalne.
- Data zakupu- pole opcjonalne.
- Wartość sprzętu – pole opcjonalne.
- Szacowany czas używania – pozwala określić przez ile miesięcy planujemy korzystać z sprzętu, pole opcjonalne.
- Szacowany termin wycofania – określa szacowaną datę wycofania sprzętu z użycia, przykładowo po okresie gwarancji, pole opcjonalne.
- Szacowany koszt dzienny – określa wartość na podstawie której obliczane będą koszty przypisać sprzętów (przykładowo do osób lub projektów), pole opcjonalne.
- Stan – określa w jakim stanie znajduje się dany sprzęt, przyjmowane wartości to:
- sprawny,
- zepsuty,
- w naprawie,
- wycofany.
- Status – obliczany automatycznie na podstawie przypisania sprzętu, przyjmowane wartości to:
- w użyciu,
- w magazynie,
- nieznany (brak aktualnego przypisania).